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Como montar um relatório para controle de estoque no FileMaker

:: por Redação macmais :: 15/07/2011 :: 2 comentários

por Henrique Bilbao e Afonso Petry Jr. (@hisolucoes)*

Criar um relatório em FileMaker segue o mesmo princípio de qualquer outro projeto do gênero: são um conjunto de informações, relatando resultados parciais ou totais de determinada atividade, no nosso caso, de um controle de estoque. Nada mais importante do que saber o que temos hoje para poder comprar o que precisaremos amanhã.

Nosso tutorial mostrará como montar dois relatórios importantes, um que aparece na tela para o usuário que apenas interage com o sistema, e um que será igual, mas impresso. Caso você queira reprisar o passo a passo até onde chegamos, basta acompanhar as edições 53 a 61 da revista MAC+.

Para falar de relatórios em FileMaker, precisamos entender dois conceitos, o Subsummary e o Summary. Este último serve para organizar os dados inseridos no banco de dados. Por exemplo, fazer a somatória de valores de um determinado dado que, em nosso caso, é a soma de valores do estoque da nossa loja. O Subsummary também serve para organizar, sintetizar, agregar e manipular os dados, mas apenas no leiaute da página que está exibindo a informação.

A primeira coisa que devemos fazer é pensar em como queremos organizar nossos dados, se eles estarão em uma lista sequencial, ou filtrada por fornecedor, ou organizada por valores etc. Somente depois que determinamos essa regra de negócio, podemos partir para o desenvolvimento.

Usaremos o Subsummary para agrupar por fornecedores, juntamente com a função Sort do Filemaker para ordenar em ordem alfabética.

Tutorial

Organize a maneira de visualizar suas informações

1 Preparando o terreno Dentro do leiaute Consulta, clique em Part Tool na barra de Ferramentas e arraste a mesma para dentro da parte Body do leiaute. Escolha a opção Subsummary when sorted by e selecione, na tabela de produtos, o campo Fornecedores.

2 Mais um campo Arraste todos os dados já existentes para dentro de Body e adicione um campo (field) novo a partir da tabela de produtos. Aqui usamos o campo Fornecedores. Crie mais um Part Tool para baixo do Body, onde você vai inserir o campo conforme o passo a seguir.

3 Melhorias automáticas Dentro do banco de dados, você deve criar um campo novo chamado valor_por_fornecedor, que deve ser do tipo Summary. Na janela seguinte, coloque para ser um Total of (somatório total) do campo valor_compra_estoque.

Tutorial

Organize como imprimir seus relatórios

1 Novo leiaute Crie um novo leiaute, mostrando os registros a partir da tabela de produtos. Chame-o de impressao. Escolha todos os campos que você desejar. Para este tutorial, selecionamos: nome, quantidade_estoque, valor_compra, valor compra estoque.

2 Arrume os campos Organize o leiaute arrastando duas part tool, escolhendo subsummary, como no passo 1. Adicione no subsummary acima do body um campo da tabela fornecedores e no subsummary abaixo do body o campo total_por_fornecedor.

3 Colocando em ordem Note que, mesmo agora, você ainda não terá o agrupamento correto, pois é necessário clicar em Sort na barra de ferramentas e escolher para organizar por fornecedor. Se preferir, pode colocar a lista em ordem crescente (em inglês, use Ascending Order).

4 Se estiver tudo certo… Tire a edição do modo leiaute e confira se todos os campos estão no lugar desejado. Também é bom verificar se os somatórios estão corretos. Se algo estiver fora do lugar, reveja o passo 3. Dúvidas? Envie um email para suporte@hisolucoes.com.

Como Fazer

Dicas importantes

1. Coloque o Sort que citamos durante o tutorial dentro do script (roteiro) que faz o Go To Layout de seus botões pois, dessa maneira, você não se preocupa em ficar clicando na barra de ferramentas do FileMaker Pro.

2. Quando fizer a organização usando a ferramenta Sort usando um script, lembre-se de marcar a opção Perform Without Dialog, para que a arrumação dos dados aconteça de forma automática.

3. Ao criar um script para imprimir, use a opção Enter Preview Mode para que a página seja configurada pelo próprio FileMaker e você tenha uma impressão padrão de relatório. Mas não se esqueça de fazer o Sort Record dentro do roteiro antes da opção Print.

*Matéria publicada originalmente na MAC+ 62.

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