Da água para o vinho: importe banco de dados para o FileMaker

Por Marco Andrei Kichalowsky

Quem é usuário de banco de dados em Windows, seja em casa ou no trabalho, já deve ter utilizado o Access, software desenvolvido pela Microsoft com o objetivo de facilitar o uso deste tipo de aplicação a usuários da outra plataforma. De certa maneira, o Access pegou a ideia do FileMaker, que, em seus primórdios, também se propunha a levar o ambiente dos BD para o usuário menos técnico, usando uma interface mais fácil, sem os códigos obscuros das linguagens de programação. Com o passar dos anos, os dois sistemas se desenvolveram e se tornaram referência quando se fala em bancos de dados de pequeno e médio porte para Mac OS X e para Windows. Sendo assim, não é incomum encontrar usuários de Mac que precisam trazer dados armazenados no Access para utilizá-los no FileMaker.

Mas se não há uma linha direta Access-FileMaker para deixar tudo mais fácil, existe uma saída. O FileMaker consegue ler arquivos do Excel. A nova versão 10, lançada este ano (leia a resenha na página 32), já traz suporte ao novo formato XLSX, inclusive. Com essas informações, a ideia mais óbvia é: no Access, exporto o arquivo como uma planilha Excel e voilá!

Pois é. Também pensamos assim e no final, demos com os burros n’água. Por algum motivo obscuro e ainda não descoberto por nós, o Access não gerou um arquivo Excel que fosse importável pelo FileMaker. Independentemente do formato escolhido – testamos vários, XLS, XLSX, até XML! – o FileMaker teimava em não entender o conteúdo; só importava o primeiro caractere de cada campo, dava erro, enfim, uma desgraça digital.

Quase em desespero, tratamos de pedir uma ajuda para o próprio Excel (versão Windows, bem dito; a versão para Mac não lê arquivos do Access diretamente). Como esperado, o Excel importou os dados do arquivo Access e, assim, geramos um novo documento. Finalmente, o FileMaker reconheceu o formato e importou os dados de maneira correta.

Final da história: pensando no desespero que nossos queridos leitores também deviam ou devem estar passando, resolvemos revelar todas as dicas para que o processo seja mais tranquilo e fácil, assim como é programar no FileMaker.

Importando no FileMaker

Na tela de boas-vindas, escolha a opção “Create a database from an existing:”. Escolha o formato de arquivo no qual você salvou sua planilha Excel e clique em [OK]. Na verdade, é possível escolher “Open Database” e depois selecionar o arquivo desejado. O FileMaker vai importá-lo da mesma maneira.

Navegue nas pastas e escolha o Excel que salvamos na primeira parte. Caso não veja o arquivo ou ele esteja acinzentado, é porque você escolheu o formato errado no passo anterior. Para corrigir isso, escolha o correto no campo “Show”, na parte inferior.

Se o arquivo tiver mais de uma planilha, o FileMaker vai pedir para você escolher qual delas quer abrir. Em geral, o Excel já cria uma pasta de trabalho com algumas planilhas, como padrão. Isso é configurável. Em nosso exemplo, a pasta de trabalho tinha três planilhas. Vamos escolher a primeira, chamada “Plan1”.

Certifique-se de que a primeira linha da planilha contenha os nomes dos campos da nova tabela do banco de dados. Depois, escolha a opção “Field names” (nomes dos campos). Senão, escolha “Data” (dados). Ao selecionar Data, os campos gerados serão nomeados “f1”, “f2”, e assim por diante.

Escolha um nome para o novo arquivo a ser gerado. Como padrão, o FileMaker vai sugerir “nome-do-arquivo-antigo Converted.fp7”. Altere-o para um nome mais apropriado. Porém, .FP7 é a nova extensão de arquivo do File-Maker. Não altere isso de maneira alguma ou correrá o risco de não conseguir abrir o arquivo.

Feito. Seus dados estão prontos para serem utilizados! Infelizmente, não é possível importar vistas, consultas e outros tipos de estruturas, já que o FileMaker e o Access trabalham de maneiras diferentes internamente. Mas fazer a importação de grandes bases de dados já é uma mão na roda. Bom trabalho!

Pedindo ajuda pro Excel

Se você tem o Access instalado em seu PC (ou no Windows instalado em seu Mac), é muito provável que também tenha o Excel, já que ambos estão incluídos no pacote Office Professional. Sendo assim, abra o Excel e crie uma planilha nova. Selecione a primeira célula da planilha, bem em cima, à esquerda.

Na barra de ferramentas, você vai encontrar vários agrupamentos de ícones,  divididos em abas. Na aba Dados da barra de ferramentas, escolha o primeiro ícone: Obter dados externos do Access. Note que é possível importar vários tipos de dados dentro do Excel. Selecione o arquivo Access que você deseja importar.

Um arquivo do Access pode conter tabelas (table) e outros elementos, como vistas (view) ou consultas (query). Se o arquivo tiver mais de um deles, o Excel vai pedir para você escolher qual quer importar. Em nosso caso, nos interessa a tabela, nada mais. Selecione a tabela desejada e clique em [OK].

Agora escolha o “modo de exibição”. Como não queremos criar um vínculo com o arquivo, desejamos somente importar os dados, escolha a opção “Tabela”. As demais opções permitem criar uma ligação entre uma planilha Excel e outros arquivos de dados. Deixe a opção “Na planilha existente” marcada. Pressione [OK].

Os dados são importados a partir da célula marcada na caixa abaixo da opção “Na planilha existente”. Esta célula foi a que marcamos no primeiro passo do tutorial. Se você quiser, pode indicar neste campo um intervalo de células que deseje preencher. Indicando somente uma, o Excel inicia a importação a partir da célula indicada.

Salve o arquivo. Se você tiver a versão mais nova do FileMaker (versão 10, resenhada na página 32), pode salvar no formato XLSX, introduzido no Microsoft Office 2007/2008. Caso contrário, use o formato antigo (Pasta de Trabalho do Excel 97-2003), que é um formato compatível com as versões antigas.

Marco Andrei Kichalowsky (@marcoandrei) passou um sufoco para importar dados do Access para seu querido FileMaker.